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No sabes ni por dónde empezar

Te levantas por la mañana llena de energía, con tu agenda bien ordenada y tu lista de tareas a seguir, pero acabas el día con la mitad de la mitad hecho, pelos de loca de tanto frotarte la cabeza por estrés, y una sensación enorme de que no te da la vida (o de que debes ser una inútil pero vamos, que no te da).

Respira. No eres inútil. Nos ha pasado a todas. Abarcamos más de lo que podemos (y debemos), nos despistamos con otros quehaceres, surgen mil imprevistos… ¡This is life!

En esta sección, te voy a ayudar a que organices bien tu día a día para que no solo seas más productiva y puedas disfrutar de más tiempo libre, sino que no te quedes calva antes de los 50. ¿Animada

Prepara tu ruta antes de echar a andar


Cuando viajas, cuando quedas con alguien y hasta cuando vas al super, tienes tu ruta en la cabeza. No se te ocurre salir de casa sin tener claro a dónde vas y por dónde. Pues con las tareas pasa lo mismo. Si no tienes un plan de acción que te marque el camino, no llegas a ninguna parte o acabas más perdida que Alicia en el país de las Maravillas.

Y sí, ahora me dirás que tienes una agenda monísima, y que ya vas anotando tus tareas pero, ¿lo haces bien? O directamente… ¿lo haces?

Si estás aquí quizás eres más de las que se compra la agenda, va a tope las primeras semanas y luego la echa al olvido. O de las que la usa para anotar lo que tiene pendiente hoy y a lo sumo mañana. O de las que anota tareas como si se acabase el mundo y acaba pasándolas de un día a otro sin fin. ¿Te sientes identificada?

Tranquila Yo también he sido de esas. De todas. Muy motivada los primeros días pero luego…desastre total, overbooking de tareas, agenda en el cajón, blablabla. Hoy te voy a contar un truqui bastante efectivo que a mí me han funcionado para no perder el foco, que la agenda sea realmente útil, y poner orden a nuestras vidas: La hoja de ruta.

La hoja de ruta es ese mapa que necesitamos para que nos guíe, para saber cuál es nuestro camino antes de ponerlo en práctica, para dar organización a nuestros días.

Y no, no me refiero a usar agendas a semana vista, y el Domingo/Lunes muy motivadas plasmar todas las tareas que tenéis pendientes para los siguientes 7 días. Unos guioncitos con las tareas en cuestión y listo, ¡a poner checks!

La hoja de ruta va más allá. Necesita de un extra de trabajo para ser efectiva del todo. Y es por ello que te voy a dar unos cuantos tips para que consigas sacarle provecho a la tuya.

Busca un hueco


Hacer una buena hoja de ruta lleva tiempo, por lo que lo esencial es que busques un hueco de 1-2 horas para sentarte a hacerla. Lo ideal es, para las que trabajéis de Lunes a Viernes, por ejemplo, hacerlo un Domingo. Será más fácil encontrar tiempo si tienes el día libre, y te permitirá empezar la semana/mes con todo listo.

Pero márcate tú el camino, en base a tus quehaceres diarios. Ninguna idea es buena o mala, simplemente asegúrate de encontrar espacio. ¡Que no te molesten!

Utiliza tus manitas


Hoy en día todo lo hacemos con el ordenador, el móvil, la tablet…Para ciertas cosas son muy útiles, peeero si quieres hacer una hoja de ruta bien pensada y asentada, es mejor que escribas.

Escribir ayuda a plasmar ideas, facilita la memorización, te integra más en lo que estás haciendo… Y si lo adornas con colores ya…¡high level!

Los colores te permitirán organizar las cosas por temas, importancia, prioridad…y pueden hacerte la vida un poco más fácil ya que, a golpe de vista, lo tendrás todo claro.

Si luego quieres pasarte las notas a tu móvil, usar distintas aplicaciones para organizarte…perfecto, está genial para el día a día y lo veremos más adelante. Pero para pensar y organizar, mejor a mano.

Enfoca tu mes


Cuanto más a distancia veamos nuestras tareas, más fácil va a ser que podamos organizarlas y estructurarlas correctamente. Por eso, veo muy útil que hagamos el ejercicio de marcarnos un plan mensual con todo lo que queremos/debemos cumplir este mes.

Es esencial que seamos realistas para que todo tenga sentido. Igual estás supermotivada y te crees Superwoman, pero la realidad es que, a final de mes, solemos llegar con la mitad sin cumplir, y es,básicamente, porque nos hemos flipado. Echa la vista atrás y en base a tu experiencia (nadie conoce mejor tu vida que tú) márcate:

  • Aquello que sí o sí debes cumplir
  • Aquello que estaría muy bien cumplir

Déjate un hueco con aquello que, si todo va fetén, podrías adelantar, pero apartado, que no nos genere presión ni nos haga perder el foco de nuestros objetivos del mes. Simplemente «porsiaca», ya que aún somos novatas en esto de la hoja de ruta y podremos ir depurando hasta dónde llegar. Pero mi consejo es que peques más por defecto que por exceso. Si consigues más de lo previsto te sentirás genial, pero si te quedas corta puede que te desanimes un poco. Así que juguemos también con eso. Mantener la motivación es importante.

La hoja de ruta mensual no entra en mucho detalle, es una especie de inventario para que podamos acudir a él siempre que queramos, y tengamos a mano los objetivos a cumplir de una forma más global. Aquí, si te dejo hacer listas de esas de guioncitos que tanto te gustan.

Si te atreves, puedes ir más allá y darle caña a los próximos 3 o 6 meses. Esto no es obligatorio en todos los casos, tú sabrás cómo de útil o no te podrá ser. Pero creo que es muy aconsejable por ejemplo si estás montando un proyecto propio, si estás ante un curso o máster de larga duración, preparando oposiciones…de cara a que te marques unos objetivos a un tiempo dado, que no tiene por qué ser un mes.

Para llevar tu día a día cotidiano o para trabajadoras por cuenta ajena puede no ser tan necesario, será aquello a lo que te dediques/hagas quién te marque si lo es o no.

Organiza tus semanas


Ahora que ya tienes enfocado tu mes, vamos a entrar en más detalle y organizar las semanas. Para ello, es importante que estructures cuántas semanas tiene el mes y qué quieres conseguir en cada una de ellas.

Fíjate objetivos en función de cómo tengas de liada la semana, interrupciones, eventos…Si es necesario divídelos en subobjetivos para que te sea más cómodo, por ejemplo si hay algo que abarque dos semanas.

No todas las semanas son iguales por lo que es importante que tengas esto presente antes de marcarte metas. Puede que la primera semana estés superlibre y puedas darle un empujón grande, pero la segunda y la tercera estés hasta arriba y tengas menos tiempo. Tenlo muy en cuenta y reparte tus objetivos en función de ello.

Planifica por 7


No, con esto no me refiero a que hagas lo de 7 personas, ¡que nos conocemos! si no a que planifiques bien tu semana. Ya tienes la base mensual y semanal para tener claro los frentes a tratar, ahora toca desgranarlo en tareas y repartirlas por días.

En primer lugar tienes que tener en cuenta aquellas obligaciones que tienen que ser un día sí o sí. Son piezas fijas que te van a ocupar tiempo por lo que debemos considerarlas. En segundo lugar, prioriza. Haz un inventario de todas las tareas y organízalas según su grado de prioridad para tener claro qué es preciso abordar ya y qué podemos dejar en último lugar en caso de que hayas sido una crack y te sobre tiempo.

También debemos ver qué tareas nos ocupan más tiempo o necesitan mayor concentración. Es preferible que las tareas que nos dan más pereza o requieren más de nosotras se hagan en las primeras horas, ya que estarás más enérgica y además en cuanto te las quites, vas a respirar muuuucho mejor y vas a sentir que has sido mucho más productiva.

Asigna una duración realista a tus tareas. Es mejor que peques de exceso que de defecto, y déjate periodos breves de descanso entre ellas. Ni falta que hace decirte que no te olvides de desayunar, comer, cenar, y esa cosillas. Uno se concentra mejor si se toma pequeños breaks de vez en cuando, y además así evitamos que la cabeza nos estalle.

Balancea. No te pongas 10 tareas un día y 2 el siguiente. Haz un reparto equitativo. Si un día tienes alguna obligación que te impide dedicar más tiempo, haz algo menos, pero no sobrecargues demasiado el resto. Si intentas abarcar mucho un día, el siguiente vas a estar tan exhausta que no vas a poder hacer ni una.

Deja algún día de descanso. Al menos un día entero, y si no es posible intenta dejarte dos medios. Nunca menos y recomendable más. Descansa. Delega. Relájate. Disfruta. No todo es trabajar y la mente y el cuerpo también necesitan de actividades agradables en las que no miremos el reloj.

Dar un paseo, quedar con los amigos, hacer ejercicio, salir a comer o a cenar, darte un masaje, bailar, tumbarte en el sofá y devorarte 5 pelis…cualquier cosa que adores es válida. Si puedes incorporar algo que disfrutes cada día, mejor que mejor, of course, pero si vas a full (y esto no puede ser siempre, por favor) al menos déjate algún día para desconectar.

Y no olvides aprender del proceso. Revisa cada semana o mes qué ha pasado el anterior, qué tareas pensaste que te ocuparían más, cuáles menos…realimenta tu mapa para que siempre tengas la mejor versión hasta convertirte en toda una Máster Pro de la planificación.

¿Nos ponemos en marcha?